セミナー 管理への疑問解消します
どこまでやれば達成したといえるのか、共通認識が得られるまで 話し合う。
それまでの調査結果、好事例といった関連情報を共有すること。
重要な関 係者を紹介すること責任だけでなく、権限も委譲すること。
正当な権限なくして仕事をこなそうとすると、 思うように進めることができず、実効が上がらないともかく委ねてみよう。
細かいところには口出しせず、委ねられた人がそれぞれのや り方で仕事を進められる余地を残しておくことが、
仕事の邪魔をされないために「時間をレバレッジする」「時間を管理する」という考え方を日々の仕事に取り入れるには、自覚を持って粘り強く実践することが必要です。
目標に向けて業務を開始し、スケジュール調整を行っていると、邪魔が入って時間を有効に使えなくなることもあるでしょう。
時間をレバレッジするということは、一つにはこのような障害を把握し、それを乗り越えることでもあるのです。
障害となるものを把握する 時間のレバレッジを妨げる問題には、どのようなものがあるのでしょうか。
多くの人が向き合う問題としては、次のようなものが考えられます。
職場環境が混乱していて騒がしく、過大な労力を要する職場が雑然としているすぐやるべき仕事をぐずぐずと先延ばしにしてしまいがちである意味のないミーティングや不必要な出張がある 問題解決に向けた第一歩は、問題の所在確認することです。
問題の大きさに圧倒されてはなりません。
一度に取り組む障害は一つでいいのです。
一つ取り除いては、次へと進んでいきましょう。
第２章時間を管理する方法一実践編企業文化や職場環境にも上手に対応する どれほど邪魔が入りやすくても、一刻を争う状況にあろうとも、時間をレバレッジすることに関する原則は適用可能です。
邪魔が入りがちな企業文化の中で仕事をするマネジャーでも、鋭い感受性と確固たる意志を持ち、さまざまな実験を重ねることによって、自分の時間をレバレッジする方法を学び取ることはできます。
・邪魔の入りやすい企業文化かある場合の時間のレバレッジ 多くの企業では、円滑な意思疎通、チームワーク、エネルギーを高め合う職場の雰囲気といったものをもとにして文化が育まれています。
したがって、刺激に満ちた職場である一方、何かと気が散る環境だということもありうるでしょう。
一定の時間を自分のために確保していても、だれかがひょっこり訪ねてきたり、問題が急浮上したりすることがないとはいえません。
このような企業文化の中で働くマネジヤーは、仕事を中断することが難しい状況であっても、対応して当たり前だと思われています。
たとえば、ソフトウェアの開発者であるマイケルーロスマンは、新製品の発売に際して技術面のリーダーとして参加することが多いのですが、自分の時間を使いこなしてマネジヤーとしての任務を的確に遂行する方法を、いくつか編み出しました。
「私か働いている会社の企業文化においては、ドアを開けておくことが非常に重要だと見なされています。
オフィスのドアを閉ざせば、いまは都合が悪いのだとみんなわかってくれますが、年中そうするわけにはいきません」
もう一つ、邪魔が入ったときのロスマンの対処法は、その邪魔を機会に変えて、いくつかの課題を一挙に解決してしまうというものです。
彼はＰＤＡを最大限に活用していて、１日に少なくとも12回はのぞき込んでいます。
ＰＤＡには、彼が取り組んでいるプロジェクトごとの「やるべき仕事のリスト」が、すべて人力されているからです。
第２章時間を管理する方法-一戸をたたくのはだれ？ キャロルが出ていった後、ポールはうんざりした気分で資料に目をやった。
自社の歯科医療保険プランについて30分かけて議論するつもりなど、さらさらなかった。
しかしポールは、開かれたオフィスという自分のポリシーを掲げ、いままでは効果を上げてきた。
部下たちの士気は向上した。
ポールの前任者たったローランドは、あまりにも近づきがたい上司たった。
たとえ会社が火事になってビルが焼け落ちようとしていても、彼に火事だと知らせるにはアポイントを取る必要があったに違いない。
ローランドが副社長に昇進して、みんなホッとしたものだ。
だが、近づきやすい上司であることのツケがまわってきた。
四六時中だれかと話をしたり、昼間に終えているはずの仕事を一晩かけて仕上げたりするありさまなのだ。
自分のオフィスが談話室になっている状態を、いつまでも続けることはできない。
ポールは疲れきつていた。
どうしたら部下との接触を保ちつつ、自分の仕事をこなせるのだろうか。
あなたならどうする？（解決法は、「あなたにできること」を参照のこと）完璧は必要ない。
進歩があればよい。
「完璧」ではなく、「改善」を 目指す。
時間の使い方が少しでも上達するたびに、目標に近づくこと ができる。
「仕事の割り込みがあると、私はほかの仕事も一緒に済ませることを考えます。
だから、だれかが訪ねてくると、彼らが持ち込んだ仕事が、その場で処理できる仕事、あるいはその場で処理すべき仕事であるかどうかをまず判断します。
すぐ処理でき第２章時間を管理する方法一実践編なければ、仕事のリストに加えます。
そうしておいて、彼らが事務所にいる間にリストを引っ張り出してきて、お互いの間の懸案事項をチェックします。
そうすれば、割り込み時間を有意義なものに変えることができるのです」
マイケルはミーティングを定期的に開くことで、割り込みが最小限になるようにしています。
「定期的にミーティングを開き、（可能であれば）非常に重要な課題はすべてミーティングの議題にするよう働きかけています。
そうすれば、ミーティングは有意義なものとなります。
その場で解決しなければならない問題でない限り、―週間の間に起きたことをひとまとめにして、ミーティングのときに発表してほしいと考えています」
マイケルは以前からこのように上手に仕事をやりくりしていたわけではありません。
試行錯誤を繰り返し、ＰＤＡを購入し、やっと現在の効率的な働き方を身につけたのです。
良過去に発生した割り込み仕事にはどんなものがあつたか見直し、非 常時の態勢を整えること。
同じことが繰り返えされるようなら、ほか の人に権限を委譲して対応にあたらせる。
「私の仕事はずっと了不ジャーか技術面のリーダーですから、仕事の性質上、割り込みが非常に多くなります。
いつも八つくらいの仕事を同時に抱えていて、何をやればよいかわからなくなり、いらいらしていました。
何日かの間、一生懸命プロジェクトＣとＤに取り組んでいると、プロジェクトＡのことをすっかり忘れてしまいます。
そこから試行錯誤が始まりました。
紙にリストを書いたり、ほかの方法を試めしたりしました。
ＰＤＡを手に入れたときに、それらをすべてやめました。
いまはＰＤＡにリストが一つあるだけです。
いつ何か起こっても、何かしなければならない仕事ができても、ＰＤＡのリストに入力するだけで済みます」
ＰＤＡのようなビジネスツールを使って仕事を計画したり、やりくりしたりすることの利点はもう一つあります。
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